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Si te tocara ser el líder de un equipo, ya sea de trabajo o de cualquier otra cosa, ¿preferirías tener compañeros automotivados, enfocados, preparados, que comparten tu misma pasión y tus valores, y comprometidos con hacer el trabajo que les corresponde bien y a la primera para lograr sus objetivos sin que tengas que recordarles que se espera de ellos a cada rato; o unos que solo se dediquen a seguir instrucciones y órdenes pero sin entender porqué hacen lo que hacen? Creo que ya sé la respuesta. ¿Pero cómo se supone que se van a entusiasmar por las metas si no saben cuales son? ¿Cómo van a saber cómo comportarse si no conocen los valores que deben compartir? ¿Cómo van a motivarse si no saben que los mueve?

No puedes esperar que alguien sepa lo que no le dices, no puedes esperar que alguien aprenda lo que no le enseñas, mucho menos si no le dices que lo debe aprender. Directivos, Jefes y Supervisores creen que a los empleados les bastan unas cuántas instrucciones técnicas y saber seguir órdenes. Pero si en serio quieres empleados motivados y comprometidos, que compren tus metas y las hagan suyas, que hagan todo con pasión, será necesario primero que conozcan a la empresa, y que la conozcan bien. Que sepan cual es su misión, sus objetivos, los valores que profesan. Y para esto, porque no empezar con una sencilla descripción de quienes somos, qué hacemos, porqué hacemos lo que hacemos, cómo debemos hacer lo que hacemos, a dónde queremos llegar. ¿Suena obvio? Para nada, es básico, pero nunca obvio. Y aunque fuera obvio, nunca está por demás afirmarlo, para que nadie tenga una solo duda.

Todas estas preguntas, todos estos temas deben ser comunicados de una manera clara, en declaraciones cortas, concisas, al grano, y con palabras que todos puedan entender. Lo mejor es poner todo esto por escrito en documentos que puedan ser comunicados una y otra vez a los empleados.

Hay cuatro documentos que son muy importantes para las empresas:
1. La Declaración de Misión. Ésta es una declaración que define la esencia de la empresa. Qué hacemos. A quién servimos. Porqué hacemos lo que hacemos. Qué nos mueve. Qué nos apasiona y porqué. No olvides mencionar a todos los involucrados de tus procesos y cómo piensas servirlos: clientes, empleados, proveedores, accionistas, la comunidad, el medio ambiente, etc. Y no olvides ponerle emoción.
2. La Declaración de Visión. En pocas palabras explica cómo y dónde ves a la empresa y al equipo en un máximo de dos años. Escoge un slogan corto y pegajoso que motive y dirija las acciones de todos los involucrados por al menos uno o dos años. Asegúrate de llegar cada año a dónde te planteaste y cambia la Visión. Sigue subiendo la barra.
3. La Declaración de Valores. Escoge cuidadosamente los valores que rijan todos tus procesos y las acciones de todos los involucrados. Cuida que no sean más de cinco o seis, y procura escribir una pequeña descripción de lo que significan para la empresa, para que no haya duda. Escríbelos de forma que igualmente puedan funcionar como un código de comportamiento. Si no sabes que escribir, empieza con los valores universales y las virtudes cardinales.
4. La Política de Calidad. Explícale al todos cómo piensas garantizar que las necesidades de todos los involucrados quedarán satisfechas.
Para la definición de estos documentos, pide la colaboración de tus empleados. Busca inspiración leyendo las declaraciones de otras empresas famosas, y no tengas pena de copiarles lo que te guste y te parezca apropiado.

Piensa bien el contenido de tus declaraciones porque darán dirección a tus empleados y a sus acciones, pero no te tardes tanto, es mejor tener algo imperfecto que nada, en el camino corriges. Haz un ejercicio cada año donde revises el contenido de tus declaraciones y actualízalas si fuera necesario. Da a conocer tus declaraciones, imprímelas en cuanto lugar puedas: en pendones por todas tus oficinas, en tus hojas membretadas, tarjetas de presentación, facturas, en folletos, en tu sitio web, en la firma de tus correos electrónicos. Haz un curso de inducción para tus empleados donde se las comuniquen, mejor aún, comunícaselas tú mismo. Asegúrate que se lean al comienzo de cada junta. De nada sirve tener las mejores declaraciones si la gente no las sabe de memoria y las sigue de corazón. Hazle entender a todos que estas declaraciones son las reglas máximas que rigen a la empresa, y que alguien que no la sepa, las comprenda y las honre, no merece trabajar en la empresa. Y más importante que todo, predica con el ejemplo.

Piensa qué quieres de tu empresa, documéntalo, comunícalo, vívelo y contágialo. Asegúrate que todos remen para el mismo lado.